Kategori Pengukuran Kinerja

Kesenjangan Harapan Pengukuran Kinerja

Banyaknya komentar masyarakat tentang keberhasilan dan ketidakberhasilan instansi pemerintah dalam menjalankan amanah yang diberikan kepadanya menunjukkan harapan dan kepedulian publik yang harus direspon. Namun, antara harapan masyarakat terhadap kinerja instansi pemerintah dengan apa yang dilakukan oleh para pengelola dan pejabat pemerintahan sering berbeda. Artinya, terjadi kesenjangan harapan (expectation gap) yang bisa menimbulkan ketidakharmonisan antara instansi pemerintah dengan para direct users dari masyarakat .

Expectation gap merupakan kesenjangan yang terjadi karena adanya perbedaan antara harapan masyarakat dengan apa yang sebenarnya menjadi pedoman mutu manajemen suatu organisasi yang menyediakan layanan publik. Hal ini sebagai akibat dari belum adanya sistem pengukuran kinerja formal yang dapat menginformasikan tingkat keberhasilan suatu instansi pemerintah. Para pengelola pemerintahan sering mempunyai anggapan bahwa ukuran keberhasilan suatu instansi pemerintah ditekankan pada kemampuan instansi tersebut dalam menyerap anggaran. Jadi, suatu instansi dinyatakan berhasil jika dapat menyerap 100% anggaran pemerintah walaupun hasil maupun dampak yang dicapai dari pelaksanaan program tersebut masih berada jauh di bawah standar. Keberhasilan ini hanya ditekankan pada aspek input tanpa melihat tingkat output maupun dampaknya. Sementara masyarakat mengharapkan keberhasilan instansi pemerintah adalah tindakan nyata yang bisa meningkatkan kesejahteraan mereka.

Pada era reformasi saat ini, fenomena pengukuran keberhasilan yang hanya menekankan pada input seperti di atas banyak mendapat sorotan tajam dari berbagai pihak. Oleh karena itu dipertimbangkan untuk memperbaiki indikator keberhasilan suatu instansi pemerintah agar lebih mencerminkan kinerja sesuangguhnya. Dalam modul Sosialisasi Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah dijelaskan bahwa tingkat keberhasilan suatu instansi pemerintah harus memperhatikan seluruh aktivitas. Tingkat keberhasilan harus diukur tidak semata-mata kepada input dari program instansi tetapi lebih ditekankan kepada output, proses, manfaat, dan dampak dari program instansi tersebut bagi kesejahteraan masyarakat. Melalui suatu pengukuran kinerja, keberhasilan suatu instansi pemerintah akan lebih dilihat dari kemampuan instansi tersebut berdasarkan sumber daya yang dikelolanya untuk mencapai hasil sesuai dengan rencana yang telah dituangkan dalam perencanaan strategis. 

Peran Indikator Kinerja

Dalam rangka mengukur tingkat keberhasilan suatu instansi pemerintah sangat dibutuhkan adanya indikator yang jelas oleh stakeholders. Indikator kinerja adalah ukuran kuantitaif dan / atau kualitatif yang menggambarkan tingkat pencapaian suatu sasaran atau tujuan yang telah ditetapkan. Oleh karena itu indikator kinerja harus merupakan sesuatu yang akan dihitung dan diukur serta digunakan sebagai dasar untuk menilai atau melihat tingkat kinerja, baik dalam tahap perencanaan, tahap pelaksanaan, maupun tahap setelah kegiatan selesai dan berfungsi. Dengan demikian, tanpa adanya indikator kinerja, sulit bagi kita untuk menilai tingkat keberhasilan dan ketidakberhasilan kebijaksanaan maupun program suatu instansi pemerintah. Dengan indikator kinerja, suatu organisasi mempunyai wahana yang jelas bagaimana dia akan dikatakan berhasil atau tidak berhasil di masa yang akan datang.

Indikator kinerja suatu organisasi hendaknya dapat dipahami secara sama baik oleh manajemen maupun stakeholders. Dengan indikator yang sama dan persepsi yang sama maka penilaian keberhasilan diharapkan menggunakan kriteria yang sama sehingga lebih obyektif. Indikator kinerja instansi pemerintah semestinya tidak hanya dipahami pejabat atau aparatur instansi pemerintah, namun juga penting bagi pihak lain seperti legislatif, investor, kreditur, institusi internasional, pengamat, dan juga masyarakat umum.  Jadi dengan adanya indikator yang jelas diharapkan akan menciptakan konsensus berbagai pihak baik internal maupun eksternal untuk menghindari kesalahan interpretasi selama pelaksanaan program dan dalam menilai keberhasilan suatu instansi pemerintah.

Berbagai Kategori Pengukuran Kinerja

Dari berbagai aspek dan perspektif dalam pengukuran kinerja sebagaimana dipaparkan di atas, maka dapat dirinci berbagai kategori sebagai tolok ukur penilaian kinerja organisasi sektor publik. Kategori-kategori ini dapat diterapkan pada setiap jenis organisasi sektor publik dengan modifikasi sesuai dengan karakteristik dan keunikan organisasi yang bersangkutan. 

1.  Ukuran-ukuran finansial

a.  Ukuran Biaya

1.      Kemampuan untuk mencapai pengurangan biaya yang telah dianggarkan (budgeted cost reductions)

2.      Kemampuan untuk merealisasikan pengeluaran atau biaya sebagaimana dianggarkan dalam satu periode secara efisien.

3.      Kemampuan untuk merealisasikan pengeluaran atau biaya sebagaimana direncanakan dalam anggaran fleksibel satu periode secara efisien (misalnya biaya-biaya yang bisa dikeluarkan dalam batas toleransi tertentu untuk setiap unit produk atau layanan yang dihasilkan dan disediakan).

b.  Ukuran Pendapatan

·         Kemampuan untuk mencapai penjualan (penyediaan layanan) atau target pertumbuhan penjualan (penyediaan layanan) sebagaimana dianggarkan dengan efektif.

·         Kemampuan untuk mencapai peningkatan atau perluasan market share (pangsa pasar) dengan efektif.

c. Ukuran Tingkat Pengembalian dan Surplus

·      Kemampuan untuk mencapai marjin kontribusi sebagaimana ditargetkan.

·      Kemampuan untuk mencapai tingkat surplus atau income tertentu sebagai ditargetkan.

·      Kemampuan untuk mencapai arus kas tertentu sebagaimana ditargetkan.

·      Kemampuan untuk mencapai tingkat surplus setelah mempertimbangkan investasi total atau beban biaya modal (misalnya dengan menghitung residual income-nya)

·      Kemampuan untuk mencapai return on asset (ROA), return on investment (ROI), dan return on equity (ROE).

·      Peningkatan harga pasar saham organisasi jika organisasi yang bersangkutan go public melalui pasar modal.

2.  Ukuran Produktivitas

·      Jumlah output yang bisa dihasilkan untuk setiap pegawai atau setiap jam kerja efektif.

·      Jumlah output yang bisa dihasilkan untuk setiap unit bahan mentah (input).

·      Tingkat pengurangan atau penurunan produk rusak atau cacat.

·      Jumlah waktu yang dibutuhkan organisasi secara keseluruhan untuk menghasilkan setiap unit produk atau layanan.

·      Proporsi nilai tambah (value-added) dari total jam kerja efektif.

·      Proporsi waktu menganggur (idle time) dari total jam kerja efektif.

3.  Ukuran Kualitas

·      Persentase produk tidak sempurna (defective products) misalnya produk rusak, cacat, kembali, dan / atau layanan yang tidak memenuhi standar pelayanan minimum (SPM).

·      Jumlah biaya yang digunakan untuk mengganti (warranty costs) atau membayar kembali (reimbursements) atas produk atau pelayanan yang tidak memadai.

·      Jumlah biaya-biaya kualitas yang dikeluarkan dalam penerapan sistem manajemen mutu terpadu (total quality management system).

·      Penilaian pelanggan (masyarakat sebagai direct users) atas kualitas layanan atau produk.

4.  Ukuran Pelayanan

·      Kepuasan pelanggan (masyarakat sebagai direct users) atas kualitas layanan atau produk yang disediakan.

·      Penilaian pihak ketiga (misalnya LSM, YLKI, atau auditor independen) atas tingkat kepuasan pelanggan.

·      Prosentase produk atau layanan yang disediakan secara tepat waktu.

·      Jumlah keluhan atau komplain pelanggan (masyarakat sebagai direct users) setiap periode tertentu misalnya hari, minggu atau bulan.

·      Kemampuan untuk memenuhi produk atau layanan yang dibutuhkan pelanggan (masyarakat).

5.  Ukuran Inovasi

·      Jumlah produk atau jenis layanan baru yang berhasil disediakan setiap periode.

·      Prosentase penyediaan produk atau layanan yang digunakan untuk pengembangan pasar baru.

·      Waktu yang diperlukan untuk mengenalkan produk/layanan baru kepada masyarakat.

·      Pembandingan dengan organisasi sejenis lain yang memiliki kinerja terbaik (benchmarking).

6.  Ukuran Personalia

·      Tingkat perputaran pegawai (turnover)

·      Jumlah pegawai yang membolos (absen) setiap bulan.

·      Tingkat kepuasan pegawai

·      Jumlah pelatihan dan pengembangan pegawai

Ukuran-ukuran kinerja tersebut tidak mutlak sama antara organisasi sektor publik. Penggunaan ukuran-ukuran kinerja tersebut sangat tergantung pada karakteristik organisasi dan jenis pendekatan pengukuran kinerja yang digunakan.