Value For Money Audit (Economy, Efficiency And Effectiveness Audit)

Sebelum lebih jauh membahas tentang auditing ekonomi, efisiensi dan efektivitas (value for money audit) ada baiknya didefinisikan terlebih dahulu pengertian masing-masing dari ekonomi, efisiensi dan efektivitas itu sendiri. Ekonomi berarti cara menggunakan sesuatu hal secara hati-hati dan bijak agar diperoleh hasil yang baik. Ekonomis juga ada mengartikan cost yang paling rendah. Efisisiensi atau daya guna adalah bertindak dengan cara meminimalkan kerugian dalam penggunaan sumber daya ekonomi. Jadi efisiensi ini diukur dari rasio output dan cost. Efektivitas merupakan pencapaian tujuan sehingga tidak dapat dilepaskan dari keterkaitan antara pencapaian tujuan dengan aoutput yang dihasilkan.

Kinerja suatu organisasi dinilai baik jika organisasi yang bersangkuan mampu melaksanakan tugas-tugas dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan pada standar yang tinggi dengan biaya yang rendah. Secara teknis kinerja yang baik bagi suatu organisasi dicapai ketika administrasi dan penyediaan jasa oleh organisasi yang bersangkutan dilakukan pada tingkat yang ekonomis, efisien dan efektif. Audit kinerja atau value for money audit meliputi audit ekonomi, efisiensi, dan efektivitas. Salah satu hal yang membedakan VFM audit dengan conventional audit adalah dalam hal laporan auditnya.

1. Audit Ekonomi dan Efisiensi

The General Accounting Office Standards (1994) menegaskan bahwa audit ekonomi dan efisiensi dilakukan dengan mempertimbangkan apakah entitas yang diaudit:

a.       Mengikuti ketentuan pelaksanaan pengadaan yang sehat

b.      Melakukan pengadaan sumber daya sesuai dengan kebutuhan pada biaya terendah

c.       Melindungi dan memelihara semua sumber daya yang ada secara memadai

d.      Menghindari duplikasi pekerjaan atau kegiatan yang tanpa tujuan atau kurang jelas tujuannya.

e.       Menghindari adanya pengangguran sumberdaya atau jumlah pegawai yang berlebihan

f.       Menggunakan prosedur kerja yang efisien

g.       Menggunakan sumber daya yang minimum dalam menghasilkan atau menyerahkan barang /jasa dengan kuantitas dan kualitas yang tepat

h.      Mematuhi peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan perolehan, pemeliharaan dan penggunaan sumber daya negara

i.        Melaporkan ukuran yang sah dan dapat dipertanggungjawabkan mengenai kehematan dan efisiensi.

2. Audit Efektivitas

Menurut Audit Commisions (1986) efektivitas berarti menyediakan jasa-jasa yang benar sehingga memungkinkan pihak yang berwenang untuk mengimplementasikan kebijkan dan tujuannya. Audit efektivitas bertujuan untuk menentukan 1) tingkat pencapaian hasil atau manfaat yang diinginkan, 2) kesesuaian hasil dengan tujuan yang ditetapkan sebelumnya, 3) apakah entitas yang daudit telah mempertimbangkan alternatif lain yang memberikan hasil sama dengan biaya yang paling rendah. Evaluasi terhadap pelaksanaan suatu program hendaknya senantiasa mempertimbangkan hal-hal berikut: 1) Apakag program tersebut relevan atau realistik, 2) Apakah ada pengaruh dari program tersebut, 3) Apakah program telah mencapai tujuan yang telah ditetapkan, dan 4) Apakah ada cara-cara yang lebih baik dalam mencapai hasil.

Beberapa syarat yang harus dipenuhi dalam audit kinerja antara lain 1) Auditor (orang/lembaga yang melakukan audit), auditee (pihak yang diaudit), recipent (pihak yang menerima hasil audit), 2) Hubungan akuntabilitas antara auditee dengan audit recipent, 3) Independensi antara auditor dan auditee, dan 4) Pengujian dan evaluasi tertentu atas aktivitas yang menjadi tanggung jawab auditee oleh auditor untuk audit recipent.

Substansi Ekonomi, Efisiensi dan Efektivitas

Pengukuran kinerja berdasarkan indicator alokasi biaya (ekonomi dan efisiensi) dan indicator kualitas pelayanan. Dengan demikian teknik ini sering disebut dengan pengukuran 3E yaitu ekonomi, efisiensi, dan efektivitas.

1.      Ekonomi adalah hubungan antara pasar dan masukan (cost of input). Pengertian ekonomi (hemat/tepat guna) sering disebut kehematan yang mencakup juga pengelolaan secara hati-hati atau cermat (prudency) dan tidak ada pemborosan. Suatu kegiatan operasional dikatakan ekonomis jika dapat menghilangkan atau mengurangi biaya yang tidak perlu.

2.      Efisiensi (daya guna) mempunyai pengertian yang berhubungan erat dengan konsep produktivitas. Pengukuran efisiensi dilakukan dengan menggunakan perbandingan antara output yang dihasilkan terhadap input yang digunakan (cost of output). Proses kegiatan operasional dapat dikatakan efisien apabila suatu produk atau hasil kerja tertentu dapat dicapai dengan penggunaan sumber daya dan dana yang serendah-rendahnya (spending well). Jadi, pada dasarnya ada pengertian yang serupa antara efisiensi dengan ekonomi karena kedua-duanya menghendaki penghapusan atau penurunan biaya (cost reduction).

3.      Efektivitas (hasil guna) merupakan hubungan antara keluaran dengan tujuan atau sasaran yang harus dicapai. Pengertian efektivitas ini pada dasarnya berhubungan dengan pencapaian tujuan atau target kebijakan. Kegiatan operasional dikatakan efektif apabila proses kegiatan tersebut mencapai tujuan dan sasaran akhir kebijakan (spending wisely).

Indikator efisiensi dan efektivitas harus digunakan secara bersama-sama. Karena di satu pihak, mungkin pelaksanaannya sudah dilakukan secara eknomis dan efisien akan tetapi output yang dihasilkan tidak sesuai dengan target yang diharapkan. Sedang di pihak lain, sebuah program dapat dikatakan efektif dalam mencapai tujuan, tetapi mungkin dicapai dengan cara yang tidak ekonomis dan efisien. Jika program dapat dilakukan dengan  efisien dan efektif maka program tersebut dapat dikatakan cost-effectivenes.

Pengukuran Ekonomi

Jika pengukuran efektivitas hanya memperhatikan keluaran yang didapat, maka pengukuran ekonomi ini hanya mempertimbangkan masukan yang digunakan. Ekonomi merupakan ukuran relatif. Pertanyaan-pertanyaan berikut berhubungan dengan pengukuran ekonomi:

a.       Apakah biaya organisasi lebih besar dari yang telah dianggarkan oleh organisasi?.

b.      Apakah biaya organisasi lebih besar daripada biaya organisasi lain yang sejenis yang dapat diperbandingkan?

c.       Apakah organisasi telah menggunakan sumber daya finansialnya secara optimal?

Pengukuran Efisiensi

Efisiensi diukur dengan rasio antara output dengan input. Rasio efisiensi tidak dinyatakan dalam bentuk absolut tetapi dalam bentuk relatif. Unit A adalah lebih efisien disbanding unit B, unit A adalah lebih efisien tahun ini disbanding tahun lalu, dan seterusnya. Karena efisiensi diukur dengan membandingkan output dan input, maka perbaikan efisiensi dapat dilakukan dengan cara:

a.       Meningkatkan output pada tingkat input yang sama.

b.      Meningkatkan output dalam proporsi yang lebih besar daripada proporsi peningkatan input.

c.       Menurunkan input pada tingkatan output yang sama.

d.      Menurunkan input dalam proporsi yang lebih besar daripada proporsi penurunan output.

Dalam pengukuran kinerja value for money, efisiensi dapat dibagi menjadi dua yaitu (a) efisiensi alokasi (efisiensi 1) dan (b) efisiensi teknis atau manajerial (efisiensi 2). Efisiensi alokasi terkait dengan kemampuan untuk mendayagunakan sumber daya input pada tingkat kapasitas optimal. Efisiensi teknis atau manajerial terkait dengan kemampuan mendayagunakan sumber daya input pada tingkat output tertentu.

Pengukuran Efektivitas

Efektivitas adalah ukuran berhasil tidaknya suatu organisasi mencapai tujuannya. Apabila suatu organisasi berhasil mencapai tujuan, maka organisasi tersebut dikatakan telah berjalan dengan efektif. Hal terpenting yang perlu dicatat adalah bahwa efektivitas tidak menyatakan tentang berapa besar biaya yang telah dikeluarkan untuk mencapai tujuan tersebut. Biaya boleh jadi melebihi apa yang telah dianggarkan, boleh jadi dua kali lebih besar atau bahkan tiga kali lebih besar daripada yang telah dianggarkan. Efektivitas hanya melihat apakah suatu program atau kegiatan telah mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Pengukuran Outcome

Outcome adalah dampak suatu program atau kegiatan terhadap masyarakat. Outcome lebih tinggi nilainya daripada output, karena output hanya mengukur hasil tanpa mengukur dampaknya terhadap masyarakat, sedangkan outcome mengukur kualitas output dan dampak yang dihasilkan (Smith, 1996). Pengukuran outcome memiliki dua peran, yaitu peran retrospektif dan prospektif. Peran retrospektif terkait dengan penilaian kinerja masa lalu, sedangkan peran prospektif terkait dengan perencanaan kinerja di masa yang akan datang.